議事録作成やメモに!OneNote使ってみよう

Office

この記事はこんな疑問のある方におすすめです。

  • OneNoteってどんなツールなの?
  • 議事録やメモを取るのに何かいいツールないかな?
  • OneNote使ってみたいけど、どう使っていけばいいの?

今回は、OneNoteの使い方を最初から説明していきます。

OneNoteのメリット

  • 書いたメモにはマーカーや見出しなどを適用でき、あとから見返しやすい。
  • プロジェクトごと、会議ごとでメモをまとめられるので、あの会議メモどこだっけと探す手間が省ける。
  • OneNoteでは自動保存のため、毎回ファイルを保存する手間が省ける
  • OneNoteに議事録をまとめておくことで、横ぐし検索が可能。

構成

OneNoteの画面は以下のようになっています。

セクション プロジェクト単位、会議体別に分けたりする
ページ打ち合わせ事に追加したり、メモを書くごとに追加する
タイトルページのタイトルを決める。Outlook連携していると予定表からタイトルを持ってこれる
本文ここにメモを書いていきます。文字や画像も自由に貼れます。
会議のメモを取ったり、資料のスクショを載せていくのに便利です。

セクションの追加

セクションは、案件やプロジェクトごとで分けたり、打ち合わせの相手ごとに分けたりするのがおすすめです。

セクションのところにある「+」をクリックすると、セクションが追加できます。
そのまま名前を変更できます。

ページの追加

ページは、各会議ごとの追加することで「あの会議の内容どんなだっけなぁ~」と思ったときにすぐ確認できるようになります。
また、会議の前に日付を付けたりすることで日付感もわかりやすくなります。

「ページの追加」ボタンをクリックします。

新しいページが作成されました。
ページタイトルのところで名前を設定できます。

会議メモを取る

白紙になっている部分をクリックすると、文字や画像を入力できるようになります。

スタイルの適用

試しに、以下のようなアジェンダを作成してみました。
「アジェンダ」を選択し、「スタイル」→「見出し2」と指定すると、
強調して、大項目がわかるようになります。


見出し1,見出し2などで構造化すると後から見返した際に見やすくなります。
ショートカットキーも覚えておくと、話題が変わった際にさっとスタイルができようでき
どの話題について議論しているのか一目瞭然になります。

  • 見出し1: Ctrl + Alt + 1
  • 見出し2: Ctrl + Alt + 2
  • 見出し3: Ctrl + Alt + 3
  • 見出し4: Ctrl + Alt + 4

ノートシールの適用

また、「ノートシール」→「要確認」を選択すると、
会議の中で、確認が必要になったこと・宿題になったことや、
会議の中で決定されたことなどをマーカーで強調することができます。

以下のように、マーカーを使い分けると後から議事録を整理する際に役立ちます。
ショートカットキーも覚えておくと素早く色付けできるのでおすすめです。

  • 黄色のマーカー(宿題・確認):Ctrl + 4
  • 緑色のマーカー(決定事項) :Ctrl + 5

画像を追加する

OneNoteは画像も貼り付けることができます。
ビデオ会議で投影されているスライドをスクショして、OneNoteに貼り付けていけば
いま、どのスライドについて議論しているのかを後から見返しやすくなります。

スクショのショートカットも覚えておきましょう。※Windowsの場合

  • ウィンドウのスクリーンショット:Alt + PrintScreen
  • 範囲指定した画面切り取り :Ctrl + Alt + S

自動保存

OneNoteは、書いた内容を自動で保存してくれます
メモ帳やワードはメモを保存するときに、都度ファイル保存先を指定して、名前を付けて、保存してという面倒くさい作業が必要になりますが、OneNoteは自動保存してくれるためその手間もなく、
×ボタンで閉じればそれで完了になります。

今回は、議事録を書く上で必要な設定だけ紹介しましたが、
その他にもいろんな設定ができます。
いろいろ触ってみて、自分だけの使い方を見つけていってみてください。

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